Na czym polega brakowanie dokumentów?

W każdej instytucji, zarówno państwowej, jak i prywatnej, tworzone są duże ilości dokumentów. Ponieważ papiery zawierają dane wrażliwe i informacje poufne, duże znaczenie ma zarówno ich odpowiednie przechowywanie, jak i niszczenie. Jednym z procesów, który warto poznać bliżej, jest brakowanie dokumentów. Na czym ono polega? I dlaczego warto skorzystać z profesjonalnej pomocy? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Na czym polega brakowanie dokumentów?

Mówiąc ogólnie, brakowanie dokumentów to proces polegający na wybraniu określonych zbiorów danych (które z różnych powodów nie muszą już być magazynowane) oraz na ich profesjonalnym zniszczeniu. Dwa główne kryteria, które są brane pod uwagę w czasie segregacji dokumentów to wyznaczony przez prawo okres składowania, a także przydatność dla danej instytucji.

Jak proces ten wygląda w praktyce? Pierwszym etapem prac jest skontrolowanie przechowywanych dokumentów i wydzielenie tych, które powinny zostać zniszczone. Decyzja ta podejmowana jest na podstawie wcześniej stworzonego spisu lub na podstawie bieżącego przeglądu dostępnych akt (ze szczególnym uwzględnieniem konfrontacji spisu ze stanem faktycznym np. zawartością poszczególnych teczek). Następnym krokiem jest ponowna weryfikacja wytypowanych dokumentów, dokonywana przez zwierzchnika archiwum lub inną osobą nadzorującą, a także przez członków poszczególnych departamentów, w których stworzono dane formularze. Na podstawie ich ustaleń sporządzana jest ostateczna lista, która prowadzi do wydania końcowej decyzji o zniszczeniu.

Dlaczego ważna jest profesjonalna pomoc?

Należy pamiętać, że w przypadku instytucji publicznych i państwowych, brakowanie dokumentów jest procesem wymaganym przez obowiązujące prawo. Mówi o tym m.in.:

• art. 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą archiwalną,
• 9-12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• a w odniesieniu do dokumentacji elektronicznej: § 8-14 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

Przedsiębiorstwa z kolei, chociaż nie są do tego zobowiązane, także mogą odnieść korzyści z regularnego brakowania dokumentów. Podstawową zaletą jest bowiem uporządkowane, wygodne dla pracowników archiwum, w którym wszystkie dane są aktualne i dobrze opisane.

Warto jednak podkreślić, że końcowy etap brakowanie dokumentów, czyli niszczenie zbędnych papierów, wymaga odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Dobrym rozwiązaniem jest więc korzystanie z pomocy profesjonalnej firmy. Tylko wtedy możliwe jest bowiem zniszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi standardami i zyskanie pewności, że poufne dane nie trafią w niepowołane ręce.

Jeśli więc chcesz przeprowadzić brakowanie dokumentów i szukasz specjalistów, którzy Ci w tym pomogą, sprawdź naszą ofertę. Naszym klientom profesjonalne usługi niszczenia zgodne z najnowszymi normami DIN 66399.  

Na uwagę zasługuje przede wszystkim to, że:  

• na każdym etapie dbamy o bezpieczeństwo danych (istnieje nawet możliwość nadzorowania całego procesu),
• kładziemy nacisk na jakość i bezpieczeństwo, ponieważ do powierzonych dokumentów mają dostęp wyłącznie wytypowani i odpowiednio wykwalifikowani pracownicy naszej firmy,
• po przejęciu materiałów wystawiamy profesjonalny protokół, który dokumentuje odbiór przedmiotów do zniszczenia,
• natomiast po zakończeniu usługi prezentujemy zleceniodawcy oficjalny certyfikat, który potwierdza pomyślne przeprowadzenie utylizacji.