Jakie dokumenty i akta najczęściej wymagają niszczenia?

Tam, gdzie pojawia się kontakt z klientem, pojawiają się także dane osobowe – często zachowane w formie pisemnej. Należy pamiętać, że ogromne znaczenie, szczególnie w świetle obwiązujących od kilku lat przepisów RODO, ma odpowiednie przechowywanie, a następnie właściwe niszczenie tego typu akt. Jakie dokumenty najczęściej wymagają profesjonalnego niszczenia? Temat ten omawiamy w naszym artykule.

Jakie dokumenty i akta muszą zostać zniszczone w profesjonalny sposób?

Pierwszą grupą papierów, które muszą zostać zniszczone w sposób profesjonalny, są dokumenty niearchiwalne. Oznacza to wszelkie akta, które w świetle polskiego prawa są już przestarzałe i nie stanowią wartości dowodowej. Oczywiście ich usunięcie musi odbywać się przy zachowaniu wszelkich zasad bezpieczeństwa, a także przy pomocy profesjonalnej ekipy.

Niszczenie zalecane jest także w przypadku dokumentów, takich jak: 

• dokumentacja kategorii BC, czyli utrzymująca krótkotrwałe znaczenie (utylizacja następuje tuż po utracie walorów użytkowych),
• akta z kategorii B5, B10, a także B25, które powinny być przechowywane przez wyznaczoną liczbę lat (począwszy od kolejnego roku kalendarzowego liczonego od daty wystawienia dokumentu),
• dokumentacja niearchiwalna należąca do kategorii BE (proces niszczenia może zostać zrealizowany dopiero po ekspertyzie wykonanej w archiwum państwowym). 

Kolejną grupą dokumentów, które wymagają profesjonalnego niszczenia, są dokumenty księgowe, czyli księgi podatkowe, sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty zawierające informacje o pracownikach i działaniach zarządu. Chodzi także o karty wynagrodzeń pracowników, dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną, dokumenty księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, dokumenty inwentaryzacyjne, czy dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji.

Niszczenie dokumentów – co warto wiedzieć?

Dlaczego korzystanie z profesjonalnych usług w zakresie niszczenia dokumentów jest tak ważne? Przede wszystkim dlatego, że jak już wspomnieliśmy, polskie prawo zostało zaostrzone i od kilku lat wymaga szczególnej dbałości o zachowanie poufności informacji. Profesjonalne niszczenie pozwala więc uniknąć ewentualnych kar, a także umożliwia zachowanie najwyższych standardów obsługi, decydując o zaufania klientów.

Należy także zdawać sobie sprawę z potencjalnych zagrożeń. Źle zutylizowane dokumenty i akta, nawet jeśli zostaną zniszczone w niszczarce, mogą stać się łatwą pożywką dla złodziei i oszustów. Znacznie lepiej jest zadbać o bezpieczeństwo.

Jeśli i Ty chcesz działać zgodnie z prawem, dbając o jakość działania Twojej firmy, zachęcamy Cię do sprawdzenia naszej oferty.